Checklist mensual de administración de alquileres
Aumentos, cobros, recibos, intimaciones y liquidación: el ritual de cada mes, con o sin Rentaloop.
Cada mes de una inmobiliaria que administra alquileres se parece: hay contratos que ajustan, plata que tiene que entrar, PDFs que tienen que salir y dueños que esperan un neto. El ritual no es romanticismo: es la lista que evita el “se me pasó”. Se puede hacer en una hoja; se hace mejor cuando cada ítem tiene un estado en el sistema. Esta checklist vale con Rentaloop o sin él. Con el sistema, se acorta. Sin él, igual hay que recorrerla.
El ritual de cada mes, con o sin sistema
La administración no es “atender llamados”. Es un ciclo: ajustar, cobrar, documentar mora, rendir. Si el mes se vive solo a demanda, los aumentos se avisán tarde y las liquidaciones se improvisan el día 8. El ritual pone fechas internas, no solo las del contrato.
El mapa de producto está en funciones. Esta nota es el calendario. No reemplaza la guía del panel: la ordena por semana para que nadie dependa de la memoria de un solo operador. Nadie debería depender de la memoria de un solo operador el día del feriado largo.
Primera semana: aumentos que vencen y avisos con número
Listá los contratos que ajustan este mes. Calculá con ICL, IPC o UVA o con la calculadora. Avisá con la cuenta, no con un porcentaje redondo. Aplicá el aumento en la ficha para que el cobro nazca con el canon nuevo. Aplicá el aumento en la ficha para que el cobro nazca con el canon nuevo, no solo en el chat.
Si el índice todavía no salió, avisá la fórmula y actualizá el número. No dejes el aviso para el día 28. El preaviso es parte del ritual, no un favor. Guardá el escrito en la ficha el mismo día que lo mandás. El preaviso es parte del ritual, no un favor que se concede si sobra tiempo el viernes.
- Contratos que ajustan: cuenta hecha y aviso salido.
- Aumento aplicado en la ficha, no solo en el chat.
- Redondeos, si los hay, anotados.
Segunda semana: cobros, recibos y conciliación
Emití cobros del mes. Conciliá transferencias y links de Mercado Pago. El recibo PDF sale del cobro, no de un Word. Si un pago no cierra, no lo “dejes para después” sin estado: pendiente, parcial o cobrado. El recibo PDF sale del cobro, no de un Word. Un pago que no cierra necesita estado, no un después.
El riesgo de este tramo es el doble cobro del mismo mes. Si todavía corre una planilla, marcá en ella “ya está en el sistema” o apagala. Dos fuentes activas son el error del ritual. Dos fuentes activas son el error del ritual, no una red de seguridad para el primer mes.
Tercera semana: mora documentada, no chats sueltos
Los que no pagaron no son “los de siempre” en un grupo de WhatsApp. Son fichas con saldo. Documentá la intimación con fecha, medio, texto y número. Si hay garante, el mismo saldo viaja a ese destino. Un “acordate” del viernes no es una intimación.
Decidir si se cobran punitorios es del mandato y del contrato, no del humor del martes. Si se cobran, van en el recibo. Si se condonan, por escrito. El ritual no improvisa recargos. El ritual no improvisa recargos según el humor del martes ni según el grupo de WhatsApp.
- Listado de saldos al corte interno de la agencia.
- Intimaciones con archivo, no solo chat.
- Punitorios cobrados o condonados, nunca implícitos.
Cierre: liquidaciones y PDFs al propietario
Cuando los cobros del período están en un estado, liquidá. Honorarios, deducciones, neto, por inmueble. Mandá el PDF. Si ARCA de honorarios está activa, facturá en el mismo acto. El estado de cuenta del dueño es ese archivo, no un Excel de colores. El estado de cuenta del dueño es ese archivo, no un Excel de colores que se arma el día 8.
No esperes a que el propietario “pida la rendición”. El ritual la emite. El que pide es el que ya no confía. Si un dueño tiene varias unidades, un solo PDF con detalle por inmueble cierra mejor que tres mails sueltos. Si un dueño tiene varias unidades, un PDF con detalle por inmueble cierra mejor que tres mails sueltos.
Recordatorios in-app que no reemplazan el criterio
Los recordatorios de vencimientos viven en el panel. Te avisan a vos. El recibo se envía por email o WhatsApp cuando lo compartís. El criterio de cuándo intimar, cuándo esperar un día y cuándo liquidar sigue siendo de la agencia. El criterio de cuándo intimar y cuándo liquidar sigue siendo de la agencia, no de la alarma.
Tratar el recordatorio como si fuera el trabajo hecho es el error de la tercera semana. El recordatorio es la alarma. El trabajo es el aviso, el cobro, el PDF. Si nadie entra al panel, la alarma no cobra. Si nadie entra al panel, la alarma no cobra ni emite un recibo ni una rendición.
Cómo se acorta el ritual cuando la cartera está cargada
Con los contratos confirmados, el mes no empieza inventando vencimientos: el sistema los trae. El ahorro no es “no hacer el ritual”. Es no reconstruirlo desde cero cada lunes. La lista sigue; el tipeo baja. La lista sigue; el tipeo baja. Ese es el ahorro, no saltarse el mes porque el sistema avisa.
Si todavía estás onboarding, qué hacer el día 1 y la guía de tres semanas son el puente. El ritual mensual empieza de verdad el primer cierre, no el día del alta. El ritual mensual empieza de verdad en el primer cierre, no el día del alta de la agencia.
Las cuatro patas del mes, en profundidad
Si el checklist se queda corto, estas páginas desarrollan cada tramo del ciclo mensual: