Cómo cargar un contrato ya vigente a mitad del período
No esperes el vencimiento: cargá el PDF, el canon actual y la fecha del próximo ajuste.
Esperar la renovación para digitalizar es regalarse un año más de planilla. El contrato que más urge es el que está vigente: el que ajusta el mes que viene y el que hay que liquidar el viernes. Rentaloop no exige que el alquiler empiece hoy. Entra el PDF, el canon actual y la fecha del próximo ajuste. Esta nota dice qué copiar del presente y qué dejar de archivo en Excel.
Por qué no esperar el vencimiento para digitalizar
El vencimiento es un evento más: ingreso, egreso, inventario. Si solo digitalizás ese día, los once meses previos siguen en WhatsApp. Los aumentos, las moras y las rendiciones no esperan a que “el contrato se renueve y ahí lo cargamos bien”. Los aumentos del mes que viene no esperan a que el papel se renueve para existir.
La migración de cartera está pensada para contratos vivos. Un PDF de 2024 con un anexo de aumento de 2026 es un contrato actual, no un fósil. Tratalo como tal. Tratalo como operación viva: el viernes hay que liquidar, no cuando se renueve. Cualquier operador que no estuvo ese día tiene que poder seguir la decisión sin llamarte.
Datos del ahora: canon vigente y próximo ajuste
El campo que importa para el próximo recibo es el alquiler que se está pagando hoy, no el de la firma original. Junto a eso, la fecha del próximo ajuste y el índice. El inicio real sirve para el vencimiento final y para archivar el PDF.
Si cargás el canon de 2023, el primer recibo sale mal y el dueño cree que el sistema “no funciona”. El sistema funciona: vos le diste un número viejo. El original queda en el documento; el vigente va en el formulario. El PDF original se archiva; el formulario habla del presente y del próximo recibo.
- Canon que se cobra este mes.
- Índice y frecuencia del tramo actual.
- Fecha del próximo ajuste, no una inventada “al 1”.
- Fecha de fin del contrato para el recordatorio de renovación.
Subir el PDF original y los anexos de aumento
La IA de contratos lee el archivo. Si el aumento vive en un anexo o en un mail, subilo también. Si solo subís el contrato de inicio, el borrador va a proponer el alquiler viejo. Eso no es un bug: es el texto que le diste.
Revisá partes, inmueble y plazos. Un segundo locatario que no aparece en el PDF no se “completa solo”. El borrador se confirma cuando los campos del presente están bien, no cuando la IA “se parece”. Confirmar porque la IA se parece es el atajo que descuadra el primer recibo.
Revisar que el borrador no traiga el alquiler viejo
Compará el canon propuesto con el último recibo que emitiste a mano. Si no coinciden, gana el recibo (y el anexo), no la primera hoja del PDF. El hábito está en revisar el borrador: hoy ese hábito evita tres meses de cobros corridos. Tres meses de cobros corridos salen más caros que diez minutos de contraste el día de la carga.
Lo mismo con el índice: un contrato que empezó con ICL y después pasó a IPC por anexo tiene que quedar con el índice del tramo vigente. Dejar ICL “porque está en la carátula” es el error clásico de la carga a mitad de camino.
El primer cobro sin duplicar lo ya cobrado afuera
El mes en curso: o lo registrás como cobrado (si ya entró) o lo dejás pendiente. No recargues enero–julio “para que el historial quede lindo”. Ese historial vive en Excel y en los PDFs viejos. El sistema empieza ahora. Duplicar meses cobrados es el camino más corto al doble recibo.
Si el mes que viene es el del ajuste, cargá el aumento cuando toque, con el módulo de índices oficiales. No recalcules todo el pasado. El ICL del tramo que viene usa las fechas de ese tramo, no reescribe 2024. El pasado se consulta en Excel; el tramo que viene se calcula con las fechas de ese tramo.
- No recargar todos los meses ya cobrados.
- No poner el canon original como si fuera el actual.
- No recalcular aumentos viejos “para cuadrar”.
- Sí guardar el Excel de archivo, fuera del circuito nuevo.
Fechas ancla del próximo tramo, no reescritura del pasado
El próximo coeficiente se calcula desde la fecha del último ajuste real, no desde la firma si ya hubo aumentos. Si no tenés esa fecha, buscala en el último aviso o en el recibo que cambió el importe. Adivinar el 1 de un mes cualquiera es un error caro.
Esa es la misma lógica que avisar el aumento con el número correcto. Cargar mal la ancla el día de la migración es sembrar el próximo reclamo. Vale más media hora de archivo que un coeficiente inventado. Media hora de archivo hoy evita un coeficiente inventado el mes del ajuste.
Excel como archivo, no como sistema paralelo
Cuando el contrato está confirmado, esa fila de la hoja se marca “en Rentaloop”. Seguir cobrando en los dos lados es el origen del doble cobro. Excel queda para consultar el pasado, no para emitir el mes nuevo. Dos circuitos activos son el camino más corto al recibo duplicado del mismo período.
Si estás trayendo varios a la vez, migrar desde Excel ordena el lote. El principio es el mismo: vigente, próximo ajuste, sin reescribir historia. El principio no cambia con el volumen: vigente, próximo ajuste, historia afuera. Si no queda escrito, el viernes siguiente alguien vuelve a inventar el procedimiento.
Para digitalizar contratos que ya están andando
Si el PDF ya existe y el mes sigue, estas lecturas evitan esperar el vencimiento y evitan duplicar cobros: