Cómo migrar la cartera de alquileres desde Excel a Rentaloop
Subí los PDF, revisá borradores de la IA y cobrá el primer mes en el sistema antes de apagar la planilla.
Migrar la cartera de alquileres desde Excel a Rentaloop no es un proyecto de IT ni un importador milagroso de filas. Subís los PDF firmados, la IA arma borradores, vos confirmás e índice, y cobrás el primer mes en el sistema antes de apagar la planilla. Excel puede vivir en paralelo ese mes. El corte limpio es un viernes: el lunes el cobro sale de Rentaloop. No traduzcas columnas a un “formato Rentaloop”: el sistema se alimenta de contratos, no de celdas.
El orden que evita dos verdades eternas
Uno: juntá los PDF vigentes, no “la planilla más linda”. Dos: subí uno o un lote. Tres: revisá índice y fechas. Cuatro: registrá cobros del mes en curso. Cinco: liquidá un dueño de prueba. Seis: apagá la actualización de Excel para esas fichas. El detalle está en la página de migración y en cargar en lote.
No hay un día de corte impuesto por el software. Empezás con un contrato al crear la inmobiliaria y el resto con Premium. Dos fuentes vivas para siempre es el peor estado: un recibo Word y un cobro en el sistema del mismo mes. Elegí cuándo cortar y cortá. Dos fuentes vivas para siempre —Excel y el sistema— es peor que haberse quedado en la planilla.
Qué se migra y qué se archiva
Entra el contrato vigente (partes, canon actual, próximo ajuste, PDF). Entran los cobros y liquidaciones nuevos. No entra, automático, cada fila histórica de 2019. Guardá el Excel como archivo muerto de la agencia. Si un juez o un dueño pide el 2019, lo tenés; no lo retipeés.
Inventarios, actas y anexos se adjuntan a la ficha cuando los tengas. No frenes la migración porque falta una foto de 2021. El mes que corre manda. Cómo guardar papeles: inventario y PDF. Cómo no perder el archivo viejo: historial al cambiar de sistema. El mes que corre manda: no frenes la migración porque falta una foto de 2021.
- PDF firmado de cada locación vigente.
- Canon e índice reales, no un promedio de la hoja.
- Fecha del próximo ajuste, no “después lo vemos”.
- Excel guardado, no reescrito como fuente viva.
- Primer mes de cobros y una liquidación de prueba.
No traduzcas la planilla: leé el contrato
Un importador de xlsx “y listo” no existe, y está bien. Las columnas mienten: ICL escrito “icl?”, un canon redondeado, un inquilino en dos filas. El PDF es la fuente. La IA propone; vos confirmás. Si la planilla y el papel no coinciden, gana el papel. Siempre.
No armes un Excel “formato Rentaloop” para sentirte productivo. Ese es el proyecto eterno que nunca corta. La vía es carga con IA. Si un contrato es ilegible, tipeá los cinco campos y adjuntá igual el escaneo. Si un contrato es ilegible, tipeá los cinco campos críticos y adjuntá igual el escaneo.
Cómo Rentaloop reemplaza la planilla mes a mes
Aumentos oficiales en ICL, IPC y UVA. Cobros y recibos en el módulo de cobros. Rendiciones en liquidaciones. El asistente responde saldos de lo ya cargado. El panel recuerda vencimientos. Eso es lo que Excel hacía con colores, solo que se rompía al cuarto editor.
El contrapunto cultural está en administrar alquileres sin Excel. La migración no es ideología: es el primer mes cerrado sin abrir el archivo. Si ese mes cierra, el resto es tandear PDFs. Si el primer mes cierra sin abrir el archivo, el resto es tandear PDFs, no un ERP eterno.
- Contratos confirmados, no filas importadas.
- Un mes de cobros en el sistema.
- Una liquidación real, no un demo vacío.
- Excel en modo archivo, no en modo diario.
- Equipo invitado, no “la planilla de Laura”.
Qué no incluye la migración
No hay un servicio de tipeo tercerizado. No importamos tu xlsx en una noche. No migran “ellos” la cartera por vos. No se reconstruye sola la mora de 2022. No se crea un portal para que cada inquilino “confirme su ficha”. No se reconstruye sola la mora de 2022 ni se crea un portal para que cada inquilino “confirme su ficha”.
No es un CRM: no migra leads ni avisos. No es un consorcio: no migra expensas de edificio. Si tu Excel mezcla ventas y alquileres, separá. Rentaloop entra cuando el contrato está firmado. Frontera en qué hace y qué no. Si tu Excel mezcla ventas y alquileres, separá: acá entra lo ya firmado, no el lead.
El corte: un viernes, no un trimestre
Elegí un conjunto de contratos que cubran el mes —los que ajustan, los de un dueño grande, los fáciles— y cortá esos. El resto sigue en Excel una semana. Después otra tanda. Un corte total el día del alta solo sirve si la carpeta es chica y está limpia.
Avisá al equipo la fecha. El lunes nadie carga un cobro en las dos fuentes. Esa frase, dicha en voz alta, vale más que un manual de implementación. Premium se activa cuando la cartera deja de ser un contrato de prueba: precios. Avisá al equipo la fecha de corte: el lunes nadie carga el mismo cobro en las dos fuentes.
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