Cómo cargar contratos de alquiler en lote (PDF o ZIP)
Migrar la cartera: subís un ZIP o varios PDF, revisás los borradores de la IA y confirmás en tanda.
Cargar contratos en lote (PDF o ZIP) es el atajo cuando la carpeta de la inmobiliaria ya existe y no querés tipear cincuenta fichas. En Rentaloop arrastrás varios archivos o un ZIP con la cartera: cada documento entra a su cola, la IA arma un borrador y vos confirmás los que quedaron bien. No es un “importar Excel y rezar”. El sistema no traduce columnas de una planilla; lee contratos. La tanda sirve si revisás índice y fechas antes de aceptar el paquete entero.
Cuándo el lote vale la pena y cuándo no
El lote tiene sentido cuando los PDF están firmados, se entienden y son un contrato por archivo. Si la carpeta es un revoltijo de reservas, anexos sueltos y escaneos de dos locaciones en el mismo PDF, primero ordená. Migrar basura es multiplicar borradores rotos. Una tarde de 20 o 40 contratos limpios rinde más que un ZIP de 200 archivos sin nombre.
Si recién estás conociendo el producto, cargá uno a mano con la carga de un contrato con IA y recién después la tanda. El lote no es un rito de implementación eterna: es el paso dos de traer la cartera desde Excel. Excel puede seguir vivo el mismo mes; el corte se hace cuando el cobro ya sale del sistema.
ZIP o varios PDF sueltos: cómo elegir
Varios PDF sueltos sirven cuando vas eligiendo qué entra hoy: los vigentes, los que ajustan este mes, los de un solo dueño. El ZIP sirve cuando la carpeta ya está ordenada y querés que el sistema recorra todo. En los dos casos cada archivo se procesa aparte, en segundo plano, y podés seguir trabajando mientras la cola avanza.
Nombrar los archivos por dirección o por inquilino te ahorra abrir diez borradores “contrato final 2.pdf”. No armes una planilla “formato Rentaloop”: el sistema no se alimenta de filas. Si el Word está desactualizado y el PDF firmado es otro, subí el firmado. El lote no adivina cuál de los dos manda.
- Un contrato por archivo; el ZIP no aplana dos locaciones en una ficha.
- Preferí el PDF firmado al Word de trabajo con comentarios.
- Sacá del ZIP reservas, DNI sueltos y fotos de inventario.
- Si un escaneo es ilegible, dejalo para carga individual y tipeo.
- Agrupá primero los que ajustan este mes: son los que más duelen si salen mal.
Revisar y confirmar en tanda sin firmar a ciegas
La confirmación masiva existe para no hacer clic cien veces cuando los campos están bien. No existe para saltear la lectura del índice. El flujo honesto es: mirar los borradores difíciles, corregir, marcar listos y recién entonces confirmar el paquete. Un ICL leído como IPC en veinte contratos es un mes de avisos incorrectos.
El contraste se hace con el PDF adjunto, no de memoria. Cinco campos mandan: partes, inmueble, fechas, canon e índice. El resto se puede completar después. La lista de control está en cómo revisar el borrador. Si un borrador no cierra, no lo metas en la tanda “para no frenar”.
- Dejá procesar la cola y no recargues el mismo ZIP dos veces.
- Abrí primero los contratos con índice raro o dos locatarios.
- Corregí y dejá listos solo los que coinciden con el papel.
- Confirmá el paquete de listos.
- Los dudosos se confirman uno por uno o se descartan.
Cómo el lote conecta con cobros y con la migración
Cada contrato confirmado entra a aumentos ICL, IPC y UVA, a cobros y recibos y a liquidaciones. El lote no “migra el Excel”: deja fichas vivas. El primer mes de cobros en el sistema es el corte real. Hasta ahí la planilla puede convivir. Dos fuentes vivas para siempre es el peor estado.
La guía de migración desde Excel dice el orden: PDF, borradores, primer cierre. Premium habilita la cartera completa; el onboarding admite un contrato para entender el flujo. No hay un servicio de tipeo tercerizado: la vía es el archivo y tu confirmación. Eso está escrito también en la página de migración.
Qué no promete cargar en lote
No importa el historial de cobros celda por celda. Los recibos viejos se archivan; el mes nuevo se registra acá. Tampoco crea un portal para que cada inquilino suba “su” contrato. No administra consorcios ni expensas de edificio: si en el ZIP colaste un reglamento de PH, no va a liquidar el edificio.
El lote no reemplaza la revisión humana ni manda avisos de vencimiento por WhatsApp. Si un archivo no es un contrato, el borrador va a ser ruido. Descartalo. Rentaloop administra locaciones firmadas, no una carpeta de Drive sin criterio. Esa frontera está en qué hace y qué no hace el producto.
Ritmo práctico para no trabarte a mitad de la tanda
Partí la carpeta en tandas de una tarde, no en un único ZIP monumental. Los que ajustan o vencen este mes van primero. Los residenciales simples después. Los comerciales con cláusula rara, al final y de a uno. Así el panel empieza a servir antes de que termines el archivo histórico.
Anotá en una lista corta qué contratos dejaste pendientes y por qué (escaneo, índice ausente, dos dueños). Esa lista es el trabajo de la semana siguiente, no un “después vemos”. Cuando la tanda confirmada cubre el mes en curso, podés cobrar y liquidar sin volver a la planilla para esos inmuebles.
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