Cómo no perder el historial al cambiar de sistema de alquileres
Exportá recibos y liquidaciones viejas. El sistema nuevo empieza limpio; el archivo no se tira.
Cómo no perder el historial al cambiar de sistema de alquileres es una regla de dos orillas: el archivo viejo se exporta y se guarda; el sistema nuevo nace limpio con los contratos vigentes y el mes en curso. Recargar diez años de recibos es el modo de no migrar nunca. Tirar los PDF es el modo de llegar vacío a una mediación. Rentaloop no es un cubo que absorbe tu Excel mágico. Es un panel donde el cobro de este mes tiene domicilio. Esta guía es el corte y el checklist de lo que sí o sí tenés que bajar antes de apagar el login anterior.
Cómo no perder el historial al cambiar de sistema de alquileres
Historial no es “todas las celdas”. Es lo que un juez, un dueño o un inquilino pueden pedir: contrato vigente y anexos, recibos, liquidaciones, intimaciones, actas. Eso se exporta a una carpeta con nombre de año. El resto —colores, filtros, macros— se deja morir. Confundir el libro con la planilla es cómo las migraciones se vuelven eternas. El software nuevo no tiene que reproducir tus pestañas. Tiene que operar el mes.
Rentaloop arranca con el PDF del contrato y los movimientos nuevos. El flujo de entrada está en migración y en migrar desde Excel. Esta nota se ocupa de no romper la orilla vieja. Las dos orillas se tocan un mes. Después, la vieja es consulta. Si seguís escribiendo en las dos, el historial se duplica y, en la práctica, se pierde.
- Exportar PDFs de recibos y liquidaciones.
- Guardar contratos y anexos vigentes.
- Archivar intimaciones con fecha.
- No recargar diez años de cobros a mano.
Qué exportar antes de apagar el Excel o el SaaS viejo
Una carpeta por año, adentro por inmueble o por contrato: PDF de locación, anexos, recibos, liquidaciones, mails de aumento, intimaciones. Si el SaaS viejo tiene exportar, usalo aunque el CSV sea feo: es un testigo. Si es Excel, congelá una copia en PDF o en valores, no solo el archivo vivo. El archivo vivo se sigue rompiendo. La copia congelada es el historial. Ponele fecha al nombre.
Permisos: alguien del equipo tiene que poder leer esa carpeta dentro de un año, cuando vos no estés. Drive como archivo —no como sistema— sirve. El error es dejar el historial solo dentro del SaaS que vas a dejar de pagar. El día que cierren la cuenta, el pasado se apaga. Bajalo antes. Es una tarde. Es más barata que una mediación sin recibos.
Recibos y liquidaciones viejas: archivo, no recarga
No recargues cobros de 2021 para “tener el historial en el sistema nuevo”. Vas a imputar mal, vas a mezclar saldos y vas a dudar del mes actual. El sistema nuevo empieza en el corte. Los recibos viejos se abren desde la carpeta. El dueño que pide “el de marzo del año pasado” recibe un PDF archivado, no una ficha reconstruida. Reconstruir es ficción. El archivo es el original.
Si el vendor nuevo promete “importamos todo tu histórico”, pedí ver un recibo de hace tres años regenerado. Casi nunca coincide con el que se mandó. Preferí el original. Rentaloop no te vende esa magia. Te vende el mes que empieza. Esa honestidad es la que evita perder el historial: no se pierde porque no se intenta falsificarlo. Se guarda.
El sistema nuevo empieza limpio: qué sí hay que recargar
Contratos vigentes: PDF, partes, canon actual, índice, próximo ajuste, garantías. El cobro del mes en curso, si ya empezó. Saldos abiertos que sigan vivos (un pago a cuenta, una expensa impaga). Nada más. El asistente IA va a responder sobre eso, no sobre 2018. Si necesitás 2018, abrís la carpeta. El panel se queda liviano y cierto. Liviano es una virtud de migración, no una pérdida.
La carga es el ZIP de vigentes y la revisión de borradores. Cargar en lote y contrato a mitad de período cubren el caso real: no esperás al vencimiento. El historial de esa ficha nace el día del corte. El anterior vive al lado, en el archivo. Dos lugares, una verdad cada uno.
Un mes en paralelo sin duplicar cobros
Elegí una fecha: a partir de este cobro, solo el sistema nuevo. El viejo queda en lectura. Comunicarlo al equipo es el acto más importante de la migración. Sin esa frase, alguien registra en los dos lados y el inquilino recibe dos recibos, o ninguno. El historial se pierde por exceso, no por defecto. Un mes es suficiente para el músculo. Dos meses en paralelo ya es un vicio.
Los dobles cobros son el clásico: evitar cobrar dos veces el mes. La planilla más Mercado Pago más un Word es el escenario. El corte los apaga. Si un pago entra “sin referencia”, se busca en un solo libro. Eso solo ya justifica el mes de transición. El historial futuro nace de no duplicar. El pasado, de haber exportado.
- Una fecha de corte.
- Viejo en lectura.
- Nuevo para cobros nuevos.
- Un solo recibo por pago.
PDF del contrato vigente: la fuente de la verdad
Si hay tres versiones, elegí una antes de subir. El historial de contratos no es “todos los scans”: es el vigente más los anexos que lo modifican. Los scans viejos van a una subcarpeta “supersedidos”. Subir el equivocado al sistema nuevo es perder el historial hacia adelante: la IA lee muy bien el PDF incorrecto. La revisión del borrador incluye esa pregunta. Hacela.
Guardá también el expediente de ingreso: inventario, fotos, medidores. Puede vivir en Drive de archivo o en la ficha, si pesa razonable. El egreso futuro depende de ese ingreso. Tirarlo porque “migramos liviano” es perder historial de verdad. Liviano es no recargar cobros. No es tirar el acta. Distinguí las dos limpiezas. Una es virtud. La otra es amnesia.
Checklist de corte: el día que la planilla pasa a consulta
Carpeta de archivo completa. ZIP de vigentes subido. Borradores revisados. Un cobro del mes en el panel. Equipo invitado con usuarios propios. Frase de corte dicha. Login viejo en modo lectura o exportado. Recién ahí se apaga la edición de la planilla. Si falta un ítem, no cortes. Cortar incompleto es perder historial en la grieta. La grieta es donde se caen los recibos de “esa semana rara”.
Un mes después, no abras la planilla para operar. Abrila si alguien pide 2024. Ese es el test. Si la abrís para anotar un cobro, la migración no terminó. El historial nuevo se pierde igual que el viejo: por un segundo libro. Un software de administración de alquileres en Argentina gana cuando es el único libro del mes. El archivo gana cuando es el único libro del pasado. Dos libros, dos tiempos.
Migrar sin amnesia: lote, Drive y el mes en curso
El archivo se guarda; el panel nace limpio. Estas notas cierran las dos orillas: