Cómo guardar el inventario y el PDF del contrato en Rentaloop
El contrato, el inventario y las fotos de ingreso van en la misma ficha. Así el egreso no se discute de memoria.
Guardar el inventario y el PDF del contrato en Rentaloop es dejar el instrumento firmado, el inventario de ingreso y las fotos en la misma ficha, no en una carpeta de Drive con tres versiones. El egreso se discute de memoria cuando el acta está en el mail de alguien que se fue. Al cargar con IA, el PDF queda adjunto. Las fotos e inventario los pegás el día de las llaves. Un contrato sin inventario es una locación que al final se pelea.
Una ficha, un expediente, no un Drive paralelo
El visor de documentos de la ficha es el lugar del PDF firmado. Si la IA lo subió, ya está. Si cargaste a mano, adjuntarlo es parte del alta, no un “después”. La checklist amplia está en documentación del contrato. Acá el recorte es inventario + contrato en el mismo objeto que cobra y ajusta.
Drive no es un sistema: versiones, permisos, un PDF “final final 3”. Esa crítica está en errores al administrar en Drive. Rentaloop no reemplaza un gestor documental corporativo; sí evita que el contrato viva lejos de los cobros. Rentaloop no reemplaza un gestor documental corporativo; sí evita el contrato lejos de los cobros.
Qué conviene adjuntar el día de las llaves
Inventario firmado, fotos de cada ambiente y de los defectos ya existentes, lecturas de medidores, actas de ingreso. Si hay mobiliario, el listado es la garantía del plus. Si hay mascotas pactadas, una nota. El inventario no es un adorno: es la línea de base del egreso. Más oficio en entrega de llaves y actas.
Nombrá los archivos para que el próximo operador los encuentre. “IMG_4032.jpg” no dice “mancha del cielorraso al ingreso”. No subas el DNI del garante como si fuera el inventario. Cada adjunto tiene oficio. No subas el DNI del garante como si fuera el inventario: cada adjunto tiene un oficio distinto.
- PDF del contrato firmado (el de la IA o el que subas).
- Inventario de ingreso, firmado si existe.
- Fotos de defectos preexistentes, no un álbum turístico.
- Medidores y actas de posesión.
- Anexos que cambian canon, índice o partes.
Cómo se usa eso el día del egreso
Sin inventario, todo “ya estaba así”. Con inventario, se compara. El cierre del contrato es una liquidación de saldos, depósito y expensas, no una foto de las llaves. El recorte de cierre está en cerrar el contrato al egreso. Los papeles de ingreso son la prueba, no un recuerdo.
No borres el PDF cuando el contrato queda inactivo. El historial de cobros y los documentos se quedan. Rescindir no es formatear. El operador nuevo tiene que poder abrir la ficha cerrada y entender. El operador nuevo tiene que poder abrir la ficha cerrada y entender el egreso sin llamar a nadie.
Cómo Rentaloop deja el papel junto a la operación
La carga con IA adjunta el original. La ficha junta cobros, aumentos y documentos. El asistente puede ayudarte a ubicar una cláusula del texto que subiste; no inventa un inventario que no adjuntaste. Organizar la ficha: cómo organizar la ficha. El asistente no inventa un inventario que nadie adjuntó el día de las llaves.
No hay un módulo de “peritaje”. No hay app para que el inquilino suba fotos a un portal. El operador carga. WhatsApp puede ser el canal de las fotos el día de las llaves; el destino final es la ficha, no el chat eterno. WhatsApp puede traer las fotos; el destino final es la ficha, no el chat eterno del grupo.
- PDF en el visor desde el alta.
- Inventario y fotos en el mismo contrato.
- Cláusulas consultables sobre el texto subido.
- Ficha inactiva que no borra el expediente.
- Sin carpeta paralela como fuente de verdad.
Qué no hace el archivo de Rentaloop
No certifica firmas. No reemplaza escribano. No es un repositorio legal con valor de registro público. No administra el reglamento de PH del edificio. No es un cloud ilimitado para videos de drones. Guardá lo que prueba ingreso, egreso y el contrato. No es un cloud para videos de drones: guardá lo que prueba ingreso, egreso y el contrato.
No hay portal del inquilino para “firmar el inventario”. Si firmás en papel, escaneá y adjuntá. Si firmás electrónico, adjuntá el certificado que tengas. El producto no vende firma digital. El debate de validez está en el blog de firma electrónica, no en un botón mágico.
Cuando el inventario “está en el grupo de WhatsApp”
Bajalo y subilo el mismo día. El grupo se archiva, se pierde el admin, se mezcla con un meme. El egreso es a los dos años. WhatsApp no es expediente. Esa tesis también vive en dejar de usar WhatsApp como sistema. El grupo se archiva, se pierde el admin y se mezcla con un meme; el egreso es a los dos años.
Si el inventario nunca se hizo, hacelo ahora y fechalo. Es peor que uno tardío no tener ninguno. No lo inventes retroactivo “como si fuera del ingreso”. La honestidad del archivo es parte de la administración. No inventes un inventario retroactivo “como si fuera del ingreso”: fechalo con honestidad.
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