Qué documentación conviene guardar de cada contrato de alquiler
Checklist de la carpeta digital de un contrato: contrato firmado, garantías, inventario, servicios, recibos y liquidaciones, y por cuánto tiempo conservarlos.
La carpeta digital mínima
Cuando aparece un reclamo, el tiempo se pierde buscando. Esta es la lista de lo que conviene tener guardado y siempre en el mismo lugar, asociado al contrato y no a la memoria de quien lo cargó.
- Contrato firmado — escaneado completo, con todas las hojas y las firmas.
- Anexos y renovaciones — cualquier acuerdo posterior que cambie monto, plazo o índice.
- Garantías — documentación del garante, seguro de caución o depósito, y su comprobante.
- Inventario y estado inicial — fotos del inmueble al momento de la entrega, con fecha.
- Servicios al inicio — última boleta de cada servicio y estado de deuda, para no heredar problemas.
- Identificación de las partes — datos del propietario y del inquilino, con su contacto actualizado.
- Recibos emitidos — el historial de lo cobrado, período por período.
- Liquidaciones enviadas — la rendición de cuentas al propietario.
- Comprobantes de gastos deducidos — cada reparación o impuesto que se descontó de una liquidación.
- Constancia de entrega y devolución — llaves, fecha y estado del inmueble al finalizar.
Reglas simples que evitan líos
- Un solo lugar: si algunos documentos están en un mail y otros en una carpeta compartida, no existe el archivo.
- Nombres consistentes: fecha primero y concepto después, para que el orden alfabético sea también cronológico.
- Todo asociado al contrato: la unidad de referencia es el contrato, no la persona ni la propiedad.
- Fotos con fecha: el inventario sin fecha comprobable pierde valor en una discusión.
Por qué importa para la operación diaria
La documentación ordenada acelera tres momentos concretos: cuando el inquilino pregunta qué dice una cláusula, cuando el propietario cuestiona una deducción, y cuando termina el contrato y hay que devolver el depósito. En los tres casos la respuesta depende de tener el papel a mano.
En Rentaloop el contrato firmado y su documentación quedan adjuntos a la ficha del contrato, y el asistente IA responde sobre ese PDF cuando necesitás una cláusula puntual. Los recibos y las liquidaciones se generan desde el sistema, así que el historial se va armando solo en lugar de depender de que alguien archive.
Cómo buscan “documentación del alquiler” inquilino, dueño y operador
Tres intenciones en la misma query. El inquilino quiere saber qué le van a pedir (DNI, recibos, garante). El dueño quiere “que esté todo en regla”. El operador busca no perder el PDF el día del reclamo. En el mostrador se dice “la carpeta” o “el expediente”; en Drive se dice “la carpeta del depto”, y ahí se pierde.
En Argentina además se cruzan sellado, informes, inventario y pólizas. No es un checklist de Airbnb. La unidad de archivo es el contrato, no el apellido del locatario. Si la seña vive en un mail y el inventario en el teléfono del martillero, no hay documentación: hay folklore.
Qué archivos van a la ficha (y qué genera el sistema solo)
Subí el PDF firmado: la IA arma la ficha y el visor deja el instrumento a mano. Inventario, garantías e informes van como documentación del mismo contrato. Recibos y liquidaciones los genera el sistema cuando cobrás y rendís; no los “archives” en otro Drive.
El asistente responde sobre el PDF cargado (una cláusula, un plazo). No digitaliza el Renaper ni pide informes. Varios usuarios ven la misma carpeta: eso reemplaza el ZIP que viaja por WhatsApp. No hay portal para que el inquilino suba el DNI.
- Un contrato = una ficha = sus PDFs.
- Recibo y liquidación nacen adentro; el resto se adjunta.
- Fotos de inventario con fecha, no un álbum suelto.
Expedientes que se arman alrededor de esa carpeta
La carpeta mínima no alcanza si no sabés qué informes pedir antes de firmar, cómo se entrega la llave o qué hacer con una intimación. Esos son hilos del mismo expediente.
Cuando hay mora o rescisión, el abogado pide justo lo que acá se archiva. Ordenar ahora es más barato que armar el PDF la noche anterior a la mediación.
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Si este caso te abre el siguiente, estas guías cierran el circuito sin mandarte a un resultado genérico: