Cómo cerrar un contrato de alquiler al egreso
Acta, medidores, expensas, depósito y ficha cerrada. El egreso es una liquidación, no una foto de las llaves.
Devolver las llaves no cierra el contrato. Cierra una foto. El egreso real es un acta, lecturas de medidores, expensas del último período, depósito resuelto y una ficha que deja de generar cobros. Si eso no está, el “ya se fueron” es un rumor. Esta guía ordena el cierre operativo. No te dice quién gana un reclamo de daños: te dice qué no puede faltar en el sistema el día de la entrega.
El egreso es una liquidación, no una foto de llaves
La foto de las llaves en la mesa sirve de recuerdo. No sirve de estado de cuenta. El último mes tiene haber y debe: canon proporcional si aplica, expensas, servicios, depósito. Sin eso, el dueño cobra un relato. Sin haber y debe, el dueño cobra un relato y el locatario se va sin un cierre numérico.
El ritual de entrega de llaves y actas de posesión es el campo. Esta nota es la ficha: qué se carga el mismo día para que el mes siguiente no nazca solo. La cartera grande no perdona el atajo: el error se multiplica por la cantidad de unidades.
Acta, medidores e inventario frente a la ficha
El acta de egreso se compara con el inventario de ingreso. Lo que no estaba escrito al entrar se discute de memoria al salir. Subí el PDF del acta a la ficha. Las fotos viven ahí, no en el rollo de un operador que cambia de teléfono.
Guardar inventario y PDF del contrato no es un capricho de onboarding. Es lo que permite que el egreso sea una diferencia, no una pelea estética. Los medidores (luz, gas, agua) van con fecha y número. Los medidores van con fecha y número; una foto suelta no reemplaza esa lectura.
- Acta firmada o constancia de entrega.
- Inventario de ingreso a la vista.
- Lecturas de medidores con fecha.
- Lista de daños o faltantes, aunque sea “sin observaciones”.
Expensas y servicios del último mes
Las expensas suelen liquidarse tarde. El último mes del locatario puede traer una boleta posterior a la entrega. Qué pasa si quedan expensas impagas al final es el criterio; en el sistema, dejá el concepto abierto o una nota de “se espera boleta”. En el sistema, dejá el concepto abierto o una nota de que se espera la boleta del consorcio.
Los servicios a nombre del inquilino no se “cierran” con borrar la ficha. Anotá el cambio de titularidad o el estado al día de la entrega. Eso evita intimar al locatario nuevo por una deuda vieja, o al viejo por un consumo que ya no era suyo.
Depósito: devolver, compensar o documentar el reclamo
Tres salidas honestas: se devuelve, se compensa contra un daño o una deuda, o se retiene con respaldo mientras se cotiza. La cuarta —“ya vemos”— es la que genera el llamado a los sesenta días. El recibo de devolución o la nota de compensación van a la ficha.
No conviertas el depósito en un alquiler extra en el cobro. Es otra naturaleza. Si lo mezclás, el dueño cree que cobró un mes más y el inquilino cree que le descontaron dos veces. El PDF de liquidación final tiene que nombrar el depósito con su nombre.
Cerrar cobros abiertos antes de marcar el fin
Un cobro pendiente del último mes no se evapora al marcar egreso. O se cobra, o se documenta como incobrable, o queda saldo. El registro de cobros es el lugar de esa decisión. La ficha cerrada con un pendiente invisible es el clásico “pensé que estaba pago”.
Si hay mora, documentar la intimación sigue valiendo aunque las llaves estén en la oficina. El egreso no borra la deuda; la deja de generar hacia adelante. El egreso no borra la deuda; deja de generar cobros hacia adelante y conserva el saldo. Dejá una nota corta con fecha; el audio de WhatsApp no reemplaza esa línea.
- Cobros del último período en estado final.
- Recibo de devolución de depósito o nota de compensación.
- Liquidación al propietario con fecha de corte.
- Contrato inactivo, no eliminado.
La ficha cerrada sigue existiendo para el historial
El próximo inquilino de la misma unidad es otro contrato, otra ficha, otro inventario. Reutilizar “el de Mitre 123” mezcla dos locaciones. El edificio no es el contrato. El inmueble se reutiliza; la locación no. El edificio no es el contrato: el inmueble se reutiliza y la locación se archiva con su historial.
Esa distinción reaparece en la ficha del inmueble y en varios alquileres en el mismo edificio. Al egreso, la tentación de “seguir en la misma ficha” es fuerte y es un error de archivo. Al egreso, la tentación de seguir en la misma ficha es fuerte y es un error de archivo.
El egreso como cierre de números, no como anécdota
Acta, depósito y última rendición: estas lecturas completan el día en que se devuelven las llaves: